Ewidencja przebiegu pojazdu — czym jest i jak ją zrobić?
5 (100%) 1 głosów

Ewidencja przebiegu pojazdu — czym jest i jak ją zrobić?

Ewidencja przebiegu pojazdu, zwana potocznie kilometrówką jest rejestrem, stworzonym i prowadzonym przez przedsiębiorców do celów podatkowych. W artykule wyjaśnimy, czy wszyscy właściciele firm muszą prowadzić kilometrówkę. Podpowiemy również jak ją wykonać.

Większość przedsiębiorców do prowadzonej przez siebie działalności używa samochodu. Wydatki związane z jego użytkowaniem (np. koszty paliwa, napraw, ubezpieczenia czy przeglądów) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Wrzucenie w koszty wszystkich wydatków eksploatacyjnych, nie zawsze okaże się jednak możliwe. W niektórych przypadkach warunkiem zaliczenia poszczególnych wydatków na ich poczet jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zwanej potocznie kilometrówką.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu stanowi zestawienie wydatków związanych z używaniem pojazdu. Ważne: taki dokument nie stanowi dowodu poniesienia wydatków. Ich wysokość powinny dokumentować faktury oraz rachunki.

W zależności od sytuacji kilometrówka może służyć na potrzeby rozliczenia podatku VAT lub PIT.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?

Obowiązek prowadzenia kilometrówki mają przedsiębiorcy, którzy:

  • chcą odliczyć 100 proc. podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu. Taką możliwość będą miały jedynie osoby, które w swojej działalności wykorzystują pojazdy o masie całkowitej do 3,5 tony;
  • wykorzystują samochód prywatny w firmie, jednak nie wprowadzili go do ewidencji środków trwałych. Dzięki prowadzeniu kilometrówki będą mogli zmniejszać podstawę opodatkowania o koszty związane z użytkowaniem pojazdu. Pojazd może być własnością właściciela firmy lub jego pracowników. Może być również przedmiotem umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.

W kolejnej części artykułu przyjrzymy się tym kwestiom nieco bliżej.

Samochód w firmie a rozliczanie kosztów

Jeśli przedsiębiorca używa samochodu nie tylko do celów służbowych, ale również prywatnie, może zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu wartość netto z faktury kosztowej oraz 50 proc. podatku VAT. Przykład. Jeśli przedsiębiorca zapłacił za benzynę 122,30 zł brutto, może wrzucić w koszty kwotę netto, czyli w tym przypadku 99,43 zł oraz 50 proc. kwoty podatku VAT, czyli 11,43 zł (całkowita kwota podatku wynosi 22,87 zł). Właściciel firmy będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem, jeśli samochód będzie użytkowany wyłącznie w celach firmowych. Aby potwierdzić ten fakt będzie zobowiązany:

  • zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
  • wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie,
  • prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT.

Kilometrówka do celów VAT

Zgodnie z ustawą o VAT, kilometrówka do celów rozliczania tego podatku powinna zawierać następujące elementy:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd — dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka do celów podatku dochodowego

Obowiązek prowadzenia kilometrówki na potrzeby podatku dochodowego mają osoby, które wykorzystują samochód prywatny w firmie, jednak nie wprowadzili go do ewidencji środków trwałych. Dzięki kilometrówce będą mogły „wrzucać w koszty” wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Zgodnie z prawem, limit miesięcznych wydatków nie może być jednak wyższy niż iloczyn liczby faktycznie przejechanych w danym miesiącu kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Te są określone przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku i wynoszą:

  • dla samochodu osobowego o pojemności do 900 m3 – 0,5214 zł,
  • dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 m3 – 0,8358 zł,
  • dla motocykli: 0,2302 zł,
  • dla motorowerów: 0,1382 zł.

Przykład: Pani Barbara używa w swojej firmie prywatnego samochodu o pojemności silnika 1368 cm3. Stawka kilometrówki wynosi w tym przypadku 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr. W maju kobieta przejechała samochodem 488 km (156 km x 0,8358 zł = 407,87 zł), a jej wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 680 zł. Limit kilometrówki został więc przekroczony o 272,13 zł (680 zł – 407,87 zł). Różnicę w obu kwotach pani Basia wrzuci w koszty w kolejnym miesiącu.

Jakie elementy powinna zawierać kilometrówka na cele podatku PIT?

Aktualnie obowiązujące prawo nie określa gotowego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu. Wskazuje jednak elementy, które powinny znaleźć się w takim dokumencie. Są to:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Na papierze czy elektronicznie?

Prawo zezwala na prowadzenie kilometrówki zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli wybierzesz drugą opcję, pamiętaj o tym, aby pod koniec miesiąca wydrukować i podpisać dokument.

Komentarze:

Dodaj opinię

Uprzejmie informujemy, że komentarze zawierające wulgaryzmy lub niezgodne z zasadami języka polskiego nie będą publikowane w naszym serwisie.

facebook
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!