Jak powinna wyglądać odpowiedź na wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to jeden z pierwszych kroków windykacji miękkiej. Ma ono na celu przypomnienie o konieczności uregulowania przeterminowanego zobowiązania. W świetle aktualnych przepisów, w niektórych przypadkach wierzyciel może, ale nie musi, wysyłać do dłużnika wezwania do zapłaty. Jeśli jednak je otrzymasz – warto albo od razu uregulować należności, albo na nie odpowiedzieć. Jak powinna wyglądać odpowiedź na wezwanie do zapłaty?

Co to jest i kiedy można otrzymać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty można otrzymać już nawet pierwszego dnia, po upływie terminu spłaty: raty, rachunku, faktury. Ma ono na celu przypomnieć o upływie terminu płatności i opcjonalnie – ostrzec przed kolejnymi, planowanymi działaniami windykacyjnymi, jeśli dłużnik nie zapłaci podanej na wezwaniu kwoty w wyznaczonym, dodatkowym terminie (zwykle, ale nie zawsze, jest to 14 dni). Warto jednak podkreślić, że polskie prawo nie określa momentu, w którym wierzyciel może wysłać pierwszy monit. Według prawa, jeśli dłużnik miał wcześniej wyznaczony termin zapłaty, do skierowania sprawy na drogę sądową nie jest konieczne wysyłanie przedsądowego wezwania do zapłaty.

Na szczęście, w wielu przypadkach, otrzymanie wezwania do zapłaty wpływa na szybkie uregulowanie należności. Niestety, nie każdy wierzyciel może cieszyć się wysoką skutecznością wysyłanych do Klientów monitów. Czasami brak reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty wynika z np. błędnego adresu lub zmiany miejsca zamieszkania co wiąże się z nieskutecznym doręczeniem monitu. Czy w takiej sytuacji przerwany zostaje bieg postępowania windykacyjnego? Oczywiście nie! To samo dotyczy celowego unikania podjęcia listu z placówki pocztowej – brak reakcji na wezwanie do zapłaty nie spowoduje uniknięcia spłaty, a co więcej – może doprowadzić do poważniejszych, prawnych konsekwencji. Jedną z bardziej odczuwalnych i kosztownym jest przekazanie sprawy na drogę sądową, co generuje nie tylko wysokie opłaty dodatkowe, ale może prowadzić również do wszczęcia egzekucji komorniczej.

Wezwanie do zapłaty listem poleconym – odbierać, czy nie odbierać?

W zdecydowanej większości przypadków, wysłanie wezwań do zapłaty odbywa się drogą pocztową – listem poleconym lub listem za potwierdzeniem odbioru. Chociaż przed tym krokiem, dłużnik może otrzymywać ponaglenia SMS, lub wiadomości e-mail z informacją o zadłużeniu, to tak naprawdę dopiero monit wysłany pocztą – listem poleconym, daje wierzycielowi dodatkowe profity.

Czasami dopiero po otrzymaniu oficjalnego pisma o zaległości, dłużnik reaguje, czyli spłaca dług, lub w obawie o dalsze kroki prawne, samodzielnie podejmuje kontakt z wierzycielem. To z kolei prowadzi do uniknięcia kosztownej i czasochłonnej procedury sądowej, która może ciągnąć się dosłownie – miesiącami.

Zgodnie z artykułem 123 § 1 pkt 2 kodeksu cywilnego, odebranie pisma i nawiązanie do niego np. z propozycją rozłożenia długu na raty przerywa bieg przedawnienia, ponieważ dłużnik oficjalnie przyznaje się do długu (chyba, że odbiorca nie uznaje długu i podnosi ten zarzut w odpowiedzi na wezwanie do zapłaty).

Co więcej, jeśli dłużnik odpowie na monit, uzna dług i go nie spłaci – wierzyciel kierując sprawę na drogę postępowania sądowego, może być spokojny o koszty procesu, ponieważ zgodnie z artykułem 98 § 1 KPC, koszty postępowania sądowego obciążają stronę, która przegrała sprawę (z pewnymi wyjątkami).

Czy unikanie odebrania wezwania do zapłaty jest sposobem na odwleczenie w czasie uregulowania swoich zobowiązań? Unikanie odpowiedzialności i tzw. chowanie głowy w piasek nie jest sposobem na rozwiązywanie problemów. Brak reakcji na pozostawione w skrzynce awizo nie zatrzymuje procesu windykacji. Co więcej, wierzyciel bez względu na to, czy dłużnik odebrał, czy nie odebrał pisma, może sięgnąć po dalsze kroki prawne, czyli najczęściej – skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Dostałem wezwanie do zapłaty, co dalej?

Po otrzymaniu wezwania do zapłaty masz tak naprawdę dwa wyjścia – albo uregulować zaległość w terminie wyznaczonym w piśmie, albo ustosunkować się do informacji w nim przedstawianych. Jest to szczególnie ważne, gdy nie zgadzasz się z kwotą wskazaną w treści wezwania, lub chcesz podjąć dialog z wierzycielem i np. rozłożyć zadłużenie na raty.

Odpowiedzieć na wezwanie można pisemnie, telefonicznie lub mailowo. W każdym wypadku ustalenia między dwiema stronami będą wiążące – z tą uwagą, że po przeprowadzonej rozmowie, warto poprosić o jej podsumowanie np. w formie wiadomości e-mail.

W każdym wypadku otrzymanie wezwania do zapłaty nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych – warto o tym pamiętać! Jest to typowy krok podejmowany przez firmy, którym zależy w pierwszej kolejności na polubownym odzyskaniu pieniędzy.

Pamiętaj, że odpowiadając na wezwanie, swoje pismo/telefon/maila kierujesz zawsze do nadawcy, którym w procesie windykacyjnym nie zawsze jest wierzyciel. Wiele firm dość sprawnie decyduje się na przekazanie długu w obsługę zewnętrznej firmy windykacyjnej. Jeśli nadawcą monitu jest podmiot inny niż wierzyciel – skieruj odpowiedź na wezwanie do zapłaty do nadawcy, opcjonalnie z kopią do wierzyciela.

Jak napisać odpowiedź na wezwanie do zapłaty?

Nie ma jednego, szablonu odpowiedzi na wezwanie do zapłaty. Jeśli uznajesz dług i planujesz go spłacić, ale Twoja sytuacja finansowa nie pozwala na szybki zwrot pełnej kwoty, w odpowiedzi zawrzyj swoją propozycję spłaty, argumentując ją sytuacją, w której się znajdujesz. Wiele firm przychylnie rozpatruje tego rodzaju wnioski, ponieważ tak naprawdę w niczym interesie jest potęgowanie kosztów  wierzytelności i kierowanie sprawy do sądu. Typowa odpowiedź na wezwanie do zapłaty powinna zawierać:

• tytuł ze wskazaniem, na jaki dokument odpowiadasz;
• datę i miejscowość, w której sporządzone zostało pismo;
• informację dla wierzyciela, dotyczącą tego, w jaki sposób chcesz rozwiązać problem;
• dane kontaktowe (np. numer telefonu) jeśli chcesz polubownie zakończyć sprawę;
• prośbę, jeśli takową chcesz wystosować;
• Twój podpis.

Czy muszę odpowiadać na bezpodstawne wezwanie do zapłaty?

Tak naprawdę to, czy odpowiesz na wezwanie do zapłaty, czy nie – zależy od Ciebie. Jeśli chcesz spłacić swój dług – warto podjąć kontakt z wierzycielem. Jeśli liczysz się z tym, że sprawa trafi do sądu – otrzymanie wezwania do zapłaty nie zobowiązuje Cię do odpowiedzi. Są jednak sytuacje, w których musisz na takie pismo zareagować.

Koniecznie odpowiedź na wezwanie do zapłaty, jeśli z jakichkolwiek przyczyn jest ono bezzasadne lub nie dotyczy Ciebie! Reaguj zwłaszcza w sytuacji, gdy wierzyciel wezwał Cię do zapłaty należności które: uległy przedawnieniu, zdążyłeś już uregulować, lub też są bezpodstawne. Wówczas należy wysłać do wzywającego odpowiedź z precyzyjnym i szczegółowym wyjaśnieniem. Mogło bowiem dojść do wyłudzenia pożyczki, kredytu lub zawarcia innych umów z wykorzystaniem Twoich danych przez osoby postronne!

Kiedy treść wezwania do zapłaty nie odzwierciedla stanu faktycznego

Zdarzają się sytuacje, w których dłużnik dostaje wezwanie do spłaty pożyczki z nieprecyzyjnie wyliczonymi należnościami. Jeśli w takim przypadku ma on jakiekolwiek wątpliwości, to powinien pisemnie wskazać niezgodności. Dobrze jest wtedy również dołączyć do pisma dodatkowe dokumenty (np. skany potwierdzające jego racje lub odpowiednie punktu umowy), z których wynika, że kwota należności powinna być niższa.

Aby nie popełnić żadnych błędów (zwłaszcza gdy np. nie zalegasz z płatnością żadnych zobowiązań), dobrze jest wcześniej skontaktować się z prawnikiem, ponieważ wezwanie takie może być próbą oszustwa. Jeśli żądania wierzyciela są bezpodstawne możesz umieścić w odpowiedzi następującą formułę:

Informuję, że według mojej wiedzy nigdy nie zawierałem z Państwem żadnej umowy, z której mogłaby wynikać płatność objęta wezwaniem. W związku z tym faktem uprzejmie proszę o dostarczenie podpisanej przeze mnie kopii takiej umowy oraz kopii stosownej faktury lub paragonu dokumentującego wykonanie tej umowy.

Odpowiedź na wezwanie do zapłaty jeśli dług uległ przedawnieniu

Niejednokrotnie wierzyciele wysyłają wezwanie do zapłaty przedawnionego długu. Czas przedawnienia długu określa Kodeks Cywilny i wynosi:

• 6 lat dla wszelkich roszczeń majątkowych lub roszczeń stwierdzonych prawomocnym wyrokiem sądu;
• 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz oświadczeń okresowych (po tym czasie przedawnieniu ulegają również chwilówki online udzielane przez firmy pożyczkowe).

W takim przypadku dobrze jest, na potwierdzenie nieważności swojego długu, załączyć kopię umowy, w której określone zostały terminy spłaty, a w treść odpowiedzi na pytanie wkomponować następujący zapis:

Uprzejmie informuję, że podnoszę zarzut przedawnienia wobec roszczenia, które Państwo wobec mnie kierują. To roszczenie było Państwu należne (tutaj wpisz datę), a od tego dnia upłynęły już ponad trzy lata. Państwa żądanie należy zatem ocenić jako spóźnione, gdyż dotyczy ono roszczenia przedawnionego.

Odpowiedź na wezwanie do zapłaty, jeśli spłaciłeś zadłużenie

Jeśli uregulowałeś zadłużenie, to warto abyś, również o tym poinformował wierzyciela. W odpowiedzi możesz umieścić np.:

Uprzejmie informuję, że zapłaty w terminie nie dokonałem/-am przez pomyłkę. W załączeniu przedkładam dowód zapłaty (bankowy lub pocztowy).

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Może zdarzyć się tak, że otrzymane wezwanie do zapłaty jest jeszcze lub już -nieważne. Z taką sytuacją masz do czynienia, kiedy otrzymasz wezwanie tuż po spłacie zobowiązania, co zdarza się często, gdy wezwanie wysyłane jest automatycznie, bez wcześniejszej weryfikacji stanu zadłużenia. Brak podstaw do realizacji wezwania ma również osoba, która nie jest dłużnikiem – jednak taką sytuację warto wyjaśnić z podmiotem, który wysłał ponaglenie.

W Polsce samo otrzymanie wezwanie do zapłaty nie rodzi skutków prawnych. Inaczej jest jednak w sytuacji, w której dłużnik otrzymuje sądowy nakaz zapłaty. Warto jednak działać i podejmować kontakt z wierzycielem jeszcze na etapie polubownego postępowania windykacyjnego. Może to pomóc w uniknięciu kosztownej procedury egzekucyjnej.