Twój kontrahent nie płaci? Co możesz zrobić na własną rękę?

Opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów to przykra codzienność polskich przedsiębiorców. Jak pokazują wyniki raportu firmy Coface, doświadcza ich aż 9 na 10 badanych przedsiębiorstw. W artykule sprawdzimy, jakie działania można wdrożyć, aby wyegzekwować spłatę należności na własną rękę.

Opóźnienia w płatnościach to duży problem polskich przedsiębiorców. Potwierdzają to dane, udostępnione przez firmę Coface. Z przeprowadzonego przez nią „Badania płatności w Polsce” wynika, że opóźnienia płatności trwające dłużej niż 3 miesiące zgłasza aż 28 proc. firm (rok wcześniej było to 24% proc.). Także wierzytelności wynikające ze sprzedaży z odroczonym terminem płatności nie są płacone terminowo. Takie realia to chleb powszedni aż 9 na 10 przedsiębiorstw. Uśredniając wyniki badania, faktury w Polsce płacone są kontrahentom z dwumiesięcznym opóźnieniem. W porównaniu z badaniem sprzed roku udział długich przeterminowań wzrósł. Najdłuższe opóźnienia dotykają przedsiębiorców, działających w branży transportowej i budowlanej. Najkrótsze — w handlu.

Skąd opóźnienia?

Przyczyn przedłużających się opóźnień w spłacie faktur może być co najmniej kilka. Jedną z najczęstszych jest brak płynności finansowej płatników. Jak pokazują statystyki, problemy z płatnościami pogłębiają się w okresach kiepskiej koniunktury. Nierzadko zdarza się jednak, że klienci nie opłacają faktur celowo. Dla wielu firm, zwłaszcza tych największych takie działania bywa elementem strategii biznesowej. Opóźniając płatność wobec dostawców, mogą one przeznaczyć środki na bieżącą działalność oraz inwestycje, eliminując tym samym konieczność zaciągnięcia oprocentowanego kredytu bankowego. Często zdarza się, że opóźnienia w płatnościach są spowodowane wewnętrznymi procedurami, obowiązującymi w danej firmie lub jej specyficzną polityką. Niektóre przedsiębiorstwa działające w określonych branżach (np. domy mediowe), opłacają faktury dopiero wtedy, kiedy same dostaną pieniądze od swoich klientów. W działach księgowości największych przedsiębiorstw faktura może nie zostać opłacona z powodu… braku podpisu, którego nie wymaga nawet prawo. Kolejnym argumentem, który istotnie wpływa na opóźnienia, jest kiepska kultura płatności oraz ogólne przyzwolenie na takie procedery. Jak deklaruje cytowany przez magazyn Forbes Bogusław Bieda, prezes vindicat.pl, serwisu udostępniającego usługę samodzielnej windykacji dla firm: „W Polsce kultura płacenia jest taka, że dopóki się nikt nie upomina, to się nie płaci. A często tych upomnień musi być kilka”. Rzeczywiście, wiele firm z obawy przed utratą kontrahentów woli „siedzieć cicho”, godząc się na długie opóźnienia w płatnościach. Taka strategia może być jednak bardzo ryzykowna. Przedłużające się poślizgi mogą stać się bowiem przyczyną utraty płynności finansowej, a nierzadko nawet bankructwa.

Co można zrobić?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i problem nieterminowych spłat dotyka również Ciebie, nie bądź obojętny. Biorąc sprawy w swoje ręce, możesz skutecznie „zdyscyplinować” spóźnialskiego kontrahenta i odzyskać swoje pieniądze stosunkowo szybko. Jak tego dokonać?
Pierwszym krokiem do rozwiązania sytuacji powinien być kontakt ze spóźnialskim klientem i próba wyjaśnienia zaistniałego stanu rzeczy. Może się bowiem okazać, że z różnych powodów faktura nie dotarła do działu księgowości lub księgowa zwyczajnie ją przeoczyła. Choć takie sytuacje nie powinny się zdarzać, nie sposób zupełnie ich wyeliminować.
Co jednak, w sytuacji, w której kontrahent wymiguje się od wyjaśnienia przyczyn opóźnienia, a zadeklarowana płatność nie wpływa na konto?
W takim przypadku warto sięgnąć po dostępne na rynku narzędzia, które pomogą wyegzekwować spłatę długu.

Wezwanie do zapłaty

Jednym z najskuteczniejszych i najchętniej wybieranych przez przedsiębiorców jest wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty. Celem takie działania jest nie tylko poinformowania go o wysokości zobowiązania i wyznaczenie terminu do jego uregulowania, ale również uświadomienie konsekwencji przekroczenia terminu i próba ugodowego, polubownego załatwienia sprawy.
Wezwanie do zapłaty nie musi posiadać określonego wzoru. Powinno jednak zawierać kilka niezbędnych informacji:
Należą do nich:

• data i miejsce sporządzenia;
• wskazanie wierzyciela i dłużnika;
• informacja na temat kwoty, którą dłużnik powinien uiścić wierzycielowi;
• informacja na temat stosunku prawnego, z którego wynika obowiązek zapłaty. Może to być np. obowiązek wynikający z niezapłaconej faktury o konkretnym numerze;
• termin spłaty długu (wyznaczony przez wierzyciela);
• numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty;
• podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty;
• konsekwencje związane z brakiem dalszej zapłaty. Może to być np. skierowanie sprawy na drogę sądową, obciążenie kontrahenta kosztem windykacji czy naliczenie odsetek.

Wezwanie do zapłaty możesz wysłać nie tylko listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, ale również e-mialem. Jak pokazuje praktyka, po otrzymaniu takiego dokumentu wielu dłużników stosunkowo szybko spłaca swoje zadłużenie. Głównie z obawy przed długofalowymi, zagrażającymi przyszłości ich biznesu konsekwencjami.

Pismo z informacją o zamiarze wpisania danych dłużnika do BIG-u

Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na wyegzekwowanie zwrotu należności jest również wysłanie dłużnikowi formularza z informacją o zamiarze wpisania jego danych do rejestrów BIG. BIG-i, czyli Biura Informacji Gospodarczej to instytucje, które gromadzą, przechowujące i udostępniające dane o nierzetelnych dłużnikach. Aby wpisanie danych dłużnika do BIG-u było możliwe, niezbędne jest spełnienie kilku warunków:

• kwota zobowiązania powinna wynosić co najmniej 200 zł (w przypadku konsumenta) lub 500 zł (jeżeli chodzi o przedsiębiorcę);
• zobowiązanie powinno być wymagalne i przeterminowane co najmniej 30 dni;
• co najmniej 30 dni przed dokonaniem wpisu wierzyciel ma obowiązek wysłania dłużnikowi wezwanie do zapłaty oraz poinformowania go o ryzyku dokonania wpisu.

Jak wynika z informacji, podanych przez BIG InfoMonitor, otrzymanie takiego pisma skutkuje spłatą zadłużenia przez około 25-35 proc. dłużników. Już po dokonaniu wpisu swój dług spłaca kolejne 10-20 proc.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze w e-sądzie

Skutecznym sposobem, który pozwoli wyegzekwować spłatę może być także rozpoczęcie Elektronicznego Postępowania Upominawczego w e-sądzie. E-sądy powstały w celu odciążenia tradycyjnych sądów i umożliwiają przeprowadzenie odrębnego postępowania w sprawach, które nie są skomplikowane i nie wymagają przeprowadzenia postępowania dowodowego.
E-sądy realizują Elektroniczne Postępowania Upominawcze, a zamiast wyroków wydają nakazy zapłaty. Jeśli chcesz dochodzić swoich praw w e-sądzie, wszystkie niezbędne formalności wykonasz online, usprawniając, skracając i czyniąc cały proces zdecydowanie wygodniejszym.
Jeśli chcesz odzyskać swoje pieniądze, będziesz musiał złożyć pozew, zawierający:

• imię i nazwisko osoby składającej pozew;
• dane pozwanego (imię i nazwisko, adres, numer PESEL);
• dane wierzyciela (imię i nazwisko, adres, numer PESEL);
• informacje na temat przedmiotu pozwu;
• uzasadnienie;
• lista załączonych dowodów + załączniki.

Niezbędne będzie także wskazanie podstawy roszczenia, czyli np. podanie numeru niezapłaconej faktury.

Czy windykacja na własną rękę ma sens?

To, czy windykacja na własną rękę zakończy się spłatą zadłużenia, zależy od kilku czynników: sytuacji finansowej dłużnika, chęci uregulowania zadłużenia czy konsekwencji i wytrwałości ze strony wierzyciela. Jak pokazują szacunki, wśród firm, które egzekwują spłatę samodzielne, aż 44 proc. otrzymuje pieniądze w ciągu miesiąca od rozpoczęcia samodzielnej windykacji. Próby odzyskania pieniędzy na własną rękę są więc zdecydowanie „warte zachodu”.