Zaświadczenie o zarobkach [wzór] – kiedy niezbędne?

Zaświadczenie o zarobkach jest dokumentem wydawanym przez pracodawcę na wniosek pracownika. Jest wymagane m.in. do otrzymania kredytu w banku, a także niektórych pożyczek pozabankowych. W tym artykule znajdziesz najważniejsze kwestie prawne związane z wydaniem zaświadczenia oraz informacje, co powinno się w znaleźć. Dodatkowo udostępniliśmy dla Ciebie wzór zaświadczenia o zarobkach.

Zaświadczenie o zarobkach – kiedy jest wymagane?

Codziennie, każdy z nas, ma do załatwienia mnóstwo najróżniejszych rzeczy, od zakupów po ważne sprawy urzędowe, które wymagają przedstawienia wielu, niezbędnych dokumentów. Często jednym z nich jest zaświadczenie o zarobkach, które wydawane jest przez pracodawcę. Dokument wymagany jest przy określonych procedurach stawianych przez urzędy czy instytucje. Jak już na pewno wiesz, najczęściej zaświadczenie o zarobkach potrzebne jest przy okazji ubiegania się o kredyt lub pożyczkę.

Zaświadczenie o zarobkach wymagane jest przez banki, dla których jest to jeden z elementów służących do oceny zdolności kredytowej. Stanowi ono również rzetelny dokument dla banków, w którym istnieje zapis, nakładający sankcje prawne, w przypadku gdy dane w nim są fałszywe.

Inaczej do procedur formalnych podchodzą firmy pożyczkowe, które chcąc ułatwić klientowi zaciągnięcie chwilówki, najczęściej nie wymagają zaświadczenia o zarobkach.

Zaświadczenie o zarobkach – kiedy jeszcze możesz być o nie poproszony?

Jednak staranie się o kredyt hipoteczny, gotówkowy lub pożyczkę, to nie jedyne sytuacje, kiedy możesz zostać poproszony o zaświadczenie o zarobkach. Z roku, na rok bowiem rośnie liczba spraw urzędowych, których załatwienie, nie będzie możliwe bez tego właśnie dokumentu. Poproszony o jego dostarczenie możesz zostać m.in. gdy:

• zapisujesz dziecko do żłobka lub przedszkola, co może gwarantować regularne opłaty na rzecz placówki z Twojej strony;
• chcesz skorzystać z zakupów na raty;
• starasz się o stypendia socjalne dla dzieci, czy inne, różnego rodzaju dofinansowania;
• starasz się o świadczenia wychowawcze, z pomocy społecznej lub zwolnienie z kosztów sądowych;
• toczy się sprawa rozwodowa lub o alimenty (w celu ustalenia wysokości przyznanego przez sąd świadczenia).

Kto wystawia zaświadczenie o zarobkach?

Chcąc uzyskać zaświadczenie o zarobkach musisz poprosić o to swojego pracodawcę. Przy czym zaświadczenie to podpisuje:

• osoba lub osoby, które są uprawnione do reprezentowania pracodawcy w sprawach ze stosunku pracy. Czyli może to być prezes zarządu lub inna osoba upoważniona do składania oświadczeń w tym zakresie w imieniu pracodawcy (kierownik działu kadr, główna księgowa);
• pracodawca, w przypadku jednoosobowej firmy.

Czy pracodawca zawsze musi wydać zaświadczenie o zarobkach?

Należy wiedzieć, że przepisy prawa pracy nie zawierają żadnych unormowań, które dotyczą zaświadczeń o zarobkach. Czyli nie nakładają one na pracodawców obowiązku oraz konkretnych zasad ich wystawiania. Jednak z orzeczenia sądowego wynika, że pracodawca nie może odmówić jego wydania. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu postanowienia z 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) stwierdził, że w “ramach obowiązków pracodawcy mieści się m.in. jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.), istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej, np. gdy idzie o zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy”.

A co jeśli pracodawca odmówi?

Warto pamiętać, że odmowa pracodawcy, dotycząca wydania zaświadczenia o zarobkach, może być potraktowana przez pracownika jako działanie na jego szkodę. Ma on wtedy prawo zwrócenia się do sądu w trybie art. 189 K.p.c. z wnioskiem o określone ustalenie danego faktu przez sąd. Może to jednak nie być dla niego korzystne z jednego ważnego powodu, jakim z pewnością jest długi czas całej procedury sądowej (najczęściej, zaświadczenie o zarobkach jest potrzebne jak najszybciej, w celu bieżącego załatwienia niezbędnych spraw).

Również niedotrzymanie pewnych terminów, które zostały przewidziane w przepisach prawa, może spowodować negatywne konsekwencje prawne, kiedy to zaświadczenia o zarobkach, nie zostanie przez pracownika przedłożone w wymaganym czasie. Jeśli posiadasz dowody odmowy wydania stosownego zaświadczenia przez swojego pracodawcę, to może on być pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych. Zostały one w szczególności przewidziane w art. 415 K.c. przez art. 300 K.p. ten przepis stanowi, że ten, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. Należy wtedy udać się do Państwowej Inspekcji Pracy, która w imieniu państwa sprawuje nadzór nad warunkami wykonywania pracy (ogólna zasadą wyrażoną w art. 24 Konstytucji RP).

Ile trwa wydanie zaświadczenia o zarobkach i jak długo jest ważne?

Pracodawca powinien wydać zaświadczenie na każdy wniosek pracownika. Nie istnieje przy tym żaden limit zaświadczeń o zarobkach, który można otrzymać w ciągu roku. Każdy pracownik może dostać ich dokładnie tyle, ile potrzebuje. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca mu tego z jakichś powodów nie zapewni, to może zostać przez niego oskarżony o działanie na jego niekorzyść.

Jeśli chodzi o maksymalny czas, potrzebny na wydanie zaświadczenia o zarobkach, to również nie jest on w żaden sposób regulowany przez polskie prawo (może wynieść od jednego do 30 dni). Głównie zależy on od konkretnej firmy, jej wewnętrznych regulaminów i obiegu dokumentów. Czas oczekiwania może wydłużyć się zwłaszcza, gdy zatrudnionych w niej jest sporo osób, jak również np. gdy bank wymaga podpisu złożonego nie tylko przez dyrektora, kierownika lub innej osoby przełożonej, ale także głównej księgowej. Dlatego najlepiej jest z pracodawcą uzgodnić termin wydania i pilnować, żeby został on dotrzymany.

Odpowiedź w przypadku samej ważności zaświadczenia jest znacznie prostsza, ponieważ jest ustalana odgórnie i zależy od konkretnej instytucji, w której będziesz składać zaświadczenie o zarobkach. Może być ono ważne od jednego do trzech miesięcy, od jego wystawienia, przy czym w przypadku banków okres ten wynosi najczęściej 30 dni.

Jaki koszt jest zaświadczenia?

Jeśli potrzebujesz zaświadczenia o zarobkach od obecnego pracodawcy, to otrzymasz je bezpłatnie. Natomiast gdy będzie Ci ono niezbędne do obliczenia emerytury (chodzi o druk ZUS RP-7), to musisz liczyć się z koniecznością uzyskania danych z archiwum. Przypominamy, że zarówno państwowe, jak i niepaństwowe archiwa nie są uprawnione do wydawania zaświadczeń o wysokości zarobków oraz okresie zatrudnienia na druku ZUS RP-7. Otóż mogą one jedynie wydawać uwierzytelnione wyciągi lub odpisy przechowywanych dokumentów osobowych i płacowych.

W przypadku, gdy archiwum jest prowadzone na zasadach, które zostały określone w art. 51a i następnych ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2011 Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), to może ono pobierać opłaty za wydawane kopie i odpisy przechowywanych dokumentów. Opłaty te związane są z przechowywaniem dokumentacji i kosztami przygotowania odpisów.

Zaświadczenie o zarobkach – co powinno się w nim znaleźć?

Najczęściej instytucja, czy urząd, która oczekuje od Ciebie tego dokumentu, posiada już gotowe formularze do uzupełnienia, które zostały opracowane przez nie pod własne potrzeby i kryteria. Pracodawca nie posiada całkowitej dowolności w zakresie tworzenia zaświadczenia o zarobkach i zawsze zobowiązany jest do podania informacji zgodnych ze stanem rzeczywistym.

Natomiast jeśli nie uzyskałeś gotowego formularza, to księgowa sporządzi go sama lub też skorzysta w tym celu z uniwersalnych wzorów zaświadczeń o zarobkach, które można znaleźć chociażby w internecie. Należy pamiętać o tym, żeby zaświadczenie odebrać później osobiście, ponieważ są w nim ujawnione wrażliwe dane dotyczące zarobków, czy danych osobowych, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób do tego niepowołanych!

Pamiętaj! W zaświadczeniu o zarobkach muszą znajdować się wyłącznie informacje zgodne z prawdą!

Jakie dane w zaświadczeniu?

Prawo nie określa dokładnie tego, jakie dane muszą znaleźć się w zaświadczeniu o zarobkach. Jednak praktyka wskazuje, że dobrze jest w nim podać:

• dane osobowe pracownika, takie jak: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania;
• dane zakładu pracy, czyli jego nazwę, adres, NIP, numer REGON;
• datę wydania zaświadczenia;
• datę rozpoczęcia pracy;
• rodzaj umowy o pracę zawartej z pracownikiem i czas jej obowiązywania;
• stanowisko pracy pracownika;
• potwierdzenie, że dana osoba pracuje u wymienionego w zaświadczeniu o zarobkach pracodawcy;
• otrzymywane wynagrodzenie (przeciętne, miesięczne wynagrodzenie brutto z okresu ostatnich trzech miesięcy);
• wynagrodzenia w różnych formach np. czasowej, prowizyjnej czy akordowej. W zaświadczeniu powinny być także zawarte szczególne warunki pracy, szczególne kwalifikacje czy premie, wszelkie dodatki za staż pracy oraz nagrody uznaniowe i regulaminowe. Do tego ujęte muszą być również nagrody jubileuszowe, ekwiwalenty pieniężne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, czy odprawy rentowe;
• informacje o ewentualnych obciążeniach wynagrodzenia pracownika (np. z tytułu egzekucji komorniczej lub też o tym, że pozostaje w okresie wypowiedzenia);
• informacje dotyczące obciążenia komorniczego lub upadłości/likwidacji zakładu pracy;
• informacje na temat urlopu bezpłatnego, macierzyńskiego, czy rodzicielskiego, jeśli na którymś z nich przebywa obecnie pracownik;
• pieczęć i podpis pracodawcy.

Zaświadczenie o zarobkach a umowa zlecenie i specjalistyczne zawody

Na pewno zastanawiasz się jak wygląda sytuacja zaświadczenia o zarobkach w przypadku umowy zlecenie? Otóż jego elementy pokrywają się z tymi z umowy o pracę. Znajdzie się w nim oświadczenie firmy, informujące o pracy danej osoby na podstawie umowy zlecenie (zawarty jest w niej także czas na jaki świadczone były usługi), a wysokość wynagrodzenia w przypadku umów zlecenie, podaje się w dłuższym niż 3 miesiące okresie.

Natomiast jeśli jesteś pracownikiem specjalistycznych zawodów np. zawodowym kierowcą, to będziesz musiał wypełnić więcej rubryk w zaświadczeniu o zarobkach. Konieczne będzie w nim uwzględnienie chociażby swojego wieku, kategorii prawa jazdy oraz typów wykonywanych przewozów. W zaświadczeniu o zarobkach znajdzie się także poświadczenie spełnienia wymagań ustawy o transporcie drogowym na podstawie m.in. orzeczenia lekarskiego (o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku kierowcy wraz z terminem jego ważności) i zaświadczenia o ukończeniu kursu dokształcającego w zakresie przewozu osób lub rzeczy.

Zaświadczenie o zarobkach i oświadczenie o zarobkach – jakie różnice?

Zaświadczenie o zarobkach i oświadczenie o zarobkach, często są ze sobą mylone i używane zamiennie. Jednak zarówno banki jak i firmy pożyczkowe przywiązują dużą wagę do ich prawidłowego używania, dlaczego? Ponieważ od tego zależy, czy pożyczkobiorca wysokość swoich dochodów jedynie zadeklaruje, czy też potwierdzi je za pomocą oficjalnego dokumentu wystawionego przez pracodawcę.

Okazanie zaświadczenia o zarobkach jest niezbędne przy ubieganiu się o kredyt w banku. Natomiast większość firm pożyczkowych wymaga od swoich klientów jedynie oświadczenia o dochodach – na rynku dostępne są tzw. pożyczki bez zaświadczeń, co znacznie skraca proces ubiegania się o pożyczki pozabankowe.

Oświadczenie o zarobkach, jest samodzielnie podawaną przez pożyczkobiorcę informacją, o wysokości jego dochodów. Deklaruje się ją najczęściej we wniosku pożyczkowym i nie wymaga to od klienta instytucji pozabankowej składania żadnego dokumentu ze strony jego pracodawcy. Spokojnie można je sporządzić w domu, wypełniając wniosek o chwilówkę. Natomiast zaświadczenie o zarobkach jest już oficjalną informacją o wysokości zarobków i musi być potwierdzona przez firmę, w której pracujesz.

Warto tu rozwiać wątpliwości co do jeszcze jednej kwestii, mianowicie część osób myli także zaświadczenie o zarobkach ze świadectwem pracy. W związku z czym, spieszymy z wyjaśnieniem! Otóż należy pamiętać, że to również dwa różne dokumenty i świadectwo pracy jest wręczane pracownikowi wraz z ostatnim dniem pracy, czyli po ustaniu stosunku pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, świadectwo pracy powinno zawierać informacje dotyczące: okresu zatrudnienia, wymiaru etatu, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy jaki i danych niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Zaświadczenie o zarobkach – wzór

Jeśli nie masz czasu, by samodzielnie przygotować wniosek o zaświadczenie o zarobkach, to poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie bezpłatny wzór do pobrania: